Privacy Reglement EHBO-vereniging Ons Bergen
[gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer]
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van EHBO-vereniging Ons Bergen omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Begrippen:
- Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Leden zijn alle betalende leden van de vereniging met een geldig EHBO- eenheidsdiploma.
- Buitengewone leden zijn de leden met opleiding Eerste Hulp aan Kinderen en zij die alleen een reanimatie opleiding hebben gevolgd.
- Onder persoonsgegevens wordt verstaan; achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, diploma nummer en telefoonnummer.
- Onder vereniging wordt verstaan de EHBO-vereniging Ons Bergen, zoals omschreven in de Statuten.
- Inschrijfformulier is het aanmeldformulier lidmaatschap EHBO-vereniging Ons Bergen.
- Aanmeldformulier is inschrijving voor activiteiten van genoemde vereniging.
- Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge artikel 23 van de Statuten van EHBO-vereniging Ons Bergen.
- Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. [Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
- Een verwerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden op een laptop en online CRM-systeem beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen. In dit bestand zijn de onder punt 4 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen. Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, een felicitatie kaart bij het jarig zijn, het adres voor bezoeken, het e-mailadres voor correspondentie, diploma nummer in verband met geldigheid diploma en het telefoonnummer voor afspraken te kunnen maken. Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe schijf, welke is gekoppeld aan de computer.
De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden.
De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden en ledenadministratie. De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies. De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging. Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of ledenadministrateur. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.
Wat zijn uw rechten
U heeft het recht EHBO-vereniging Ons Bergen te vragen welke [persoons]gegevens zij van u verwerkt. EHBO-vereniging Ons Bergen zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. EHBO-vereniging Ons Bergen kan hiervoor een kleine vergoeding vragen. Vervolgens kunt u EHBO-vereniging Ons Bergen verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.
Inschrijfformulier:
Indien iemand lid wil worden van EHBO-vereniging Ons Bergen zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder 4 van dit reglement. Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacy beleid EHBO-vereniging Ons Bergen.
Aanmeldformulier:
Voor deelname aan activiteiten van EHBO-vereniging Ons Bergen of ondersteuning omtrent hulpverlening, dient men zich op te geven met naam, voornaam, gsm en e-mailadres. Deze informatie zal worden gedeeld met de organisatoren van deze activiteiten. Na de activiteit dient deze informatie te worden vernietigd. Van de verrichte dienstverleningen wordt door de coördinator evenementen een verzamellijst bijgehouden.
Foto’s:
Bij EHBO-activiteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten van EHBO. Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd. De Eerstehulpverlener verleent bij voorbaat toestemming aan de vereniging voor openbaarmaking van tijdens of rond inzet gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke waarop de hulpverlener zichtbaar is. Indien de hulpverlener hier bezwaar tegen heeft zal de hulpverlener dit kenbaar maken en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.
Geluidsopnames:
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.
Privacy beleid EHBO-vereniging Ons Bergen:
Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.
Geheimhouding:
Indien een eerstehulpverlener bij zijn of haar hulpverlening kennisneemt van patiënt en de verwondingen, dan zal de eerstehulpverlener hiermee op een professionele manier mee moeten omgaan en de privacy van de patiënt weten te respecteren.
Is EHBO-vereniging Ons Bergenvoor andere websites verantwoordelijk via onder andere externe links.
De website van EHBO-vereniging Ons Bergen kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van de website EHBO-vereniging Ons Bergen. Dit betekent niet automatisch dat EHBO-vereniging Ons Bergen verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. EHBO-vereniging Ons Bergen is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.
Welke informatie wordt verzameld:
EHBO-vereniging Ons Bergen maakt gebruik van Google Analytics. Via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoek gedrag van de website van EHBO-vereniging Ons Bergen verzameld. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor de vereniging de website kan verbeteren.
Pasjes systeem:
EHBO-vereniging Ons Bergen werkt met pasjes met al dan niet zonder foto welke door de leden gebruikt dienen te worden om zich te melden bij de instructie avonden/jaarvergadering van de vereniging, waardoor de presentielijsten snel komen te vervallen. Voor dit systeem wordt naam, en diplomanummer gebruikt. Dit is omgezet in streepjescode welke wordt ingescand, wat wordt opgeslagen in het online CRM systeem van de vereniging. Deze gegevens dienen minimaal twee jaar te worden bewaard in verband met diploma verlenging. Bij einde lidmaatschap en niet voldoen aan de competenties, zullen deze gegevens worden verwijderd.
Data lek:
Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden.
Functionaris gegevensbescherming:
Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/leden administrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.
Wijzigingen
EHBO-vereniging Ons Bergen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement, bijvoorbeeld vanwege nieuwe wettelijke ontwikkelingen of onlinediensten.
De meest recente privacyverklaring kunt u vinden op onze website: www.ehbo-onsbergen.nl
